Dossiervorming bij de Afdeling

Elektronische dossiers
Voor bestemmingsplanprocedures die zijn aangevangen na 1 januari 2010 geldt dat de digitale bestemmingsplannen beslissend zijn en derhalve noodzakelijk voor beoordeling van de beroepen. Het is evident dat de Afdeling bij de behandeling van dergelijke beroepen (zowel in het vooronderzoek als ter zitting) dient te beschikken over het juiste bestemmingsplan. De Afdeling zal niet zelf in het vooronderzoek op internet op zoek gaan naar het bestreden bestemmingsplan en de bijbehorende kennisgevingen. Het risico is dan te groot dat ongemerkt wordt uitgegaan van het verkeerde bestemmingsplan. Planopstellers wordt daarom gevraagd alle (digitale) stukken toe te zenden door middel van de uploadserver.
Omdat de Afdeling werkt met elektronische dossiers is het vanaf 1 januari 2010 niet meer nodig dat stukken op papier worden toegezonden.
Uitzondering daarop zal zijn dat het bestemmingsplan ook op papier zal moeten worden toegezonden, indien in geschil is dat er verschillen bestaan tussen het papieren plan en het digitale plan. Als dat het geval is, zal de Afdeling de planopsteller daar in het kader van het vooronderzoek alsnog om verzoeken. Ook zal het bestemmingsplan nog op papier worden opgevraagd als het een bestemmingsplan betreft waarvan de procedure is aangevangen voor 1 januari 2010.
Tenslotte kunnen stukken waarover de planopsteller alleen in papieren vorm beschikt, zoals oude (WRO-)bestemmingsplannen, maar ook andere stukken waarvoor geen digitale verplichtingen bestaan, natuurlijk nog steeds op papier worden toegezonden.

Behouden van digitale (ontwerp)bestemmingsplannen
In sommige gevallen is van belang dat het bestemmingsplan gewijzigd is vastgesteld ten opzichte van het ontwerp. In die gevallen kan de Afdeling de planopsteller tevens vragen om toezending van het digitale ontwerpbestemmingsplan. Omdat de website www.ruimtelijkeplannen.nl geen archieffunctie kent, is van groot belang dat een ontwerpbestemmingsplan (ook digitaal) behouden blijft nadat het bestemmingsplan is vastgesteld.
Voorts is voor het beoordelen van een beroep regelmatig van belang hoe het voorgaande planologische regime luidde. In die gevallen ziet de Afdeling aanleiding om de voorgaande planologische regeling op te vragen. Indien dat een papieren (WRO-) bestemmingsplan betreft, kan dat uiteraard op papier aan de Afdeling worden toegezonden. Als het voorgaande bestemmingsplan echter al een digitaal bestemmingsplan was, wordt gevraagd dit via de uploadserver toe te zenden. Omdat de website www.ruimtelijkeplannen.nl geen archieffunctie kent, is van groot belang dat een bestemmingsplan (ook) digitaal door de planopsteller behouden blijft, nadat het is herzien.

Richtlijnen voor toezending

- Verzend de elektronische kennisgevingen van het (ontwerp)bestemmingsplan toe via de uploadserver;
- Verzend het elektronisch vastgelegde bestemmingsplan via de uploadserver;
- Verzend een desgevraagd een afschrift van het papieren plan;
- Indien de elektronische kennisgevingen niet meer elektronisch beschikbaar zijn, zendt u een afschrift daarvan toe op papier.
- Verzend alle bij het besluit behorende stukken toe via de uploadserver.
- Verzend alle overige stukken die van belang zijn voor het dossier toe via de uploadserver, voor zover deze stukken elektronisch beschikbaar zijn.
Onder de bij het besluit behorende stukken als bedoeld in artikel 3.8 van de Wro worden in ieder geval verstaan de planregels, de plankaart, en de plantoelichting, met eventuele bijlagen die daarbij zijn opgenomen, alsmede het eventuele voorstel van het college van burgemeester en wethouders en de zienswijzennota bij het vastgestelde plan.

Gebruiksinstructie voor de uploadserver
Via het webadres http://extranet.raadvanstate.nl kunt u digitale stukken sturen naar de Raad van State.
Indien het te uploaden bestand een digitaal bestemmingsplan betreft dat is opgesteld conform de Regeling standaarden ruimtelijke ordening, lees dan eerst stap 1. Als het een ander document betreft, dan kunt u stap 1 overslaan.
1. Alle onderdelen van het desbetreffende plan pakt u in zijn geheel in als ZIP-bestand. Het leidende GML-bestand, alle bijbehorende beschrijvingen, eventueel aanwezige ondergronden en bijbehorend manifest-bestand, zijn in het ZIP-bestand aanwezig. De gehanteerde standaard voor digitale bestemmingsplannen is IMRO2008 versie 1.1.
2. Alleen bestanden met de extensies DOC, HTM, HTML, PDF, RTF, TIF, XLS en ZIP worden geaccepteerd door de uploadserver. Indien u meerdere bestanden verstuurt in een ZIP-bestand, doet u er verstandig aan het ZIP-bestand een logische naam te geven: Plankaart_NaamGemeente.zip.
3. Het te uploaden bestand mag maximaal 50 MB groot zijn. Indien het bestand deze grootte overschrijdt, maakt u twee (of meer) ZIP-bestanden voorzien van logisch genummerde naamgeving.
4. Indien er een beroep bij de Afdeling is ingesteld, worden de inloggegevens met betrekking tot deze zaak via een brief aan u toegestuurd. U kunt u met deze gegevens aanmelden op http://extranet.raadvanstate.nl en via het hoofdmenu doorklikken op "uploaden digitale stukken".
5. In het uploadscherm wordt u vervolgens verzocht om naam, telefoonnummer en e-mailadres op te geven. Op deze manier kan de Afdeling op eenvoudige wijze contact opnemen als er vragen zijn over de toegezonden stukken.
6. U geeft een korte omschrijving van datgene dat naar de Raad van State wordt verstuurd in het invoerveld "Omschrijving".
7. Na het invoeren van alle gegevens klikt u bij "bestand" op de knop "bladeren". Hierna kunt u vanaf uw machine het te uploaden bestand selecteren. Klik ten slotte op de knop "Versturen".
8. Het bestand wordt nu naar uploadserver van de Raad van State verstuurd. Als de Afdeling het bestand heeft ontvangen, verschijnt hiervan een bevestiging op het scherm. Sluit het venster niet voordat deze bevestiging verschijnt.
9. Na deze ontvangstbevestiging kunt u eventueel nog andere stukken versturen. Herhaal hiervoor stap 6 tot en met 8.
10.Als u klaar bent, kunt u zich afmelden door aan de bovenkant van het scherm te klikken op de knop "Afmelden".

Heeft u technische vragen over het uploaden, dan kunt u rechtstreeks contact opnemen met de automatiseringsafdeling van de Raad van State, per mail (helpdesk@raadvanstate.nl) of telefoon 070 – 426 4611).